Entretien d’embauche secrétaire comptable
L’entretien a souvent lieu avec le gérant ou les associés, parfois avec la personne qui part et qu’il faut remplacer. Ils veulent sentir que vous serez agréable au téléphone et avec les clients, et fiable sur la comptabilité.
Prévoyez des questions pratiques sur la TVA, le rapprochement bancaire et l’organisation d’une journée entre accueil et saisie.
Les questions à préparer
01Comment organisez-vous votre journée entre accueil et comptabilité ?
Ce que le recruteur cherche
Le recruteur veut savoir si la comptabilité sera faite malgré les interruptions.
Exemple de réponse
Je garde les tâches qui demandent de la concentration, comme le rapprochement bancaire, pour les moments les plus calmes, souvent en début de matinée ou en fin de journée. Pendant les heures d’appels, je fais la saisie courante, que je peux reprendre facilement. Je note sur chaque lot de pièces où je me suis arrêtée. Pour les échéances comme la TVA, je bloque le créneau à l’avance dans mon agenda.
02Comment faites-vous un rapprochement bancaire ?
Ce que le recruteur cherche
C’est un contrôle de base qui révèle votre compréhension de la comptabilité.
Exemple de réponse
Je compare le relevé de la banque et le compte 512 du logiciel sur la même période. Je pointe chaque opération présente des deux côtés. Les écarts sont en général des chèques émis mais pas encore encaissés, des prélèvements non saisis ou des frais bancaires. J’enregistre ce qui manque en comptabilité et je justifie le reste dans l’état de rapprochement. Si un écart reste inexpliqué, je remonte à la pièce ou j’appelle la banque.
03Avez-vous déjà préparé une déclaration de TVA ?
Ce que le recruteur cherche
C’est une échéance fiscale dont l’oubli ou l’erreur coûte cher à une petite structure.
Exemple de réponse
Oui, chaque mois dans mon poste actuel, au régime réel normal. Je contrôle que toutes les factures du mois sont saisies, je vérifie les comptes de TVA collectée et déductible, puis j’édite la déclaration depuis le logiciel. Je la soumets à un associé avant de la télétransmettre sur l’espace professionnel. Je garde un tableau de suivi pour vérifier la cohérence d’un mois sur l’autre.
04Un client mécontent appelle pendant que vous êtes en pleine saisie. Comment réagissez-vous ?
Ce que le recruteur cherche
L’accueil reste la vitrine de la structure, même quand vous êtes occupée.
Exemple de réponse
Je laisse la saisie de côté et je l’écoute jusqu’au bout sans l’interrompre. Je reformule sa demande et je vérifie le dossier pendant l’appel si je peux. Si la réponse dépend d’un associé, je lui dis précisément quand il sera rappelé et je transmets un message complet. Je reprends ensuite ma saisie là où je l’avais notée. Un client qui sent qu’il a été écouté se calme en général assez vite.
05Que préparez-vous pour l’expert-comptable en fin d’année ?
Ce que le recruteur cherche
Une bonne préparation réduit les honoraires et les délais de clôture.
Exemple de réponse
Je vérifie que toutes les pièces de l’exercice sont saisies et lettrées. Je prépare la liste des factures clients non réglées, des factures fournisseurs non parvenues et des charges constatées d’avance. Je joins les tableaux d’emprunt, les factures d’immobilisations de l’année et, le cas échéant, l’inventaire des stocks. Je réponds ensuite aux questions du cabinet. Je préfère qu’ils trouvent la réponse dans le dossier plutôt que de devoir nous appeler.
06Comment gérez-vous la confidentialité des informations ?
Ce que le recruteur cherche
Vous aurez accès aux salaires, aux comptes et aux dossiers clients.
Exemple de réponse
Je ne parle jamais d’un dossier en dehors du bureau et je fais attention à ce que l’on peut voir depuis l’accueil : écran orienté, dossiers rangés, documents de paie jamais laissés sur l’imprimante. Au téléphone, je ne donne aucune information sans m’être assurée de l’identité de la personne. Dans mon poste actuel, je suis la seule avec les associés à avoir accès aux bulletins de salaire, et je le prends au sérieux.
07Quels logiciels utilisez-vous ?
Ce que le recruteur cherche
Le recruteur veut estimer votre temps d’adaptation à ses outils.
Exemple de réponse
J’utilise [logiciel comptable] pour la saisie et la TVA, Word et Excel au quotidien, et un logiciel de prise de rendez-vous en ligne. Dans mon précédent poste, je travaillais sur un autre logiciel comptable : passer de l’un à l’autre m’a pris quelques jours, car la logique des journaux et des comptes reste la même. Si vous utilisez un outil que je ne connais pas, je me forme volontiers en amont.
08Pourquoi aimez-vous ce double métier ?
Ce que le recruteur cherche
Il veut s’assurer que vous ne délaisserez pas une des deux facettes.
Exemple de réponse
J’aime le contact avec les clients et l’impression de connaître tout le monde dans la structure. Mais j’ai aussi besoin de travaux plus calmes, et la comptabilité m’apporte ce côté précis et vérifiable. Les deux se complètent : au téléphone, je sais immédiatement si un client a réglé sa facture parce que c’est moi qui ai pointé la banque. Cette vue d’ensemble rend le travail plus intéressant.
Les questions à poser au recruteur
- Quelle part du temps est consacrée à l’accueil et quelle part à la comptabilité ?
- Quelles tâches comptables restent chez l’expert-comptable ?
- Le poste est-il partagé avec une autre personne pour l’accueil pendant les congés ?
- Quel logiciel comptable et quels outils de rendez-vous utilisez-vous ?
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Questions fréquentes
Peut-on me faire passer un test ?
C’est courant : saisie de quelques factures, rapprochement bancaire simple, courrier à rédiger ou corriger. Révisez les comptes principaux du plan comptable, le calcul de la TVA et les règles de présentation d’une lettre. Le test sert surtout à vérifier votre méthode et votre soin.
Comment me présenter si je viens du secrétariat sans grande expérience comptable ?
Soyez honnête sur votre niveau et montrez ce que vous avez déjà fait : formation suivie, saisie réalisée en stage, tenue de trésorerie associative. Expliquez comment vous comptez progresser, par exemple avec l’appui de l’expert-comptable. Un employeur préfère une réponse précise à une promesse vague.