Entretien d’embauche assistant import-export
L’entretien d’assistant import-export comporte presque toujours une partie en langue étrangère et des questions techniques sur les Incoterms ou les documents.
Le recruteur vérifie votre précision et votre capacité à gérer une urgence. Révisez les Incoterms courants et préparez des exemples de dossiers que vous avez suivis de bout en bout.
Les questions à préparer
01Quelle est la différence entre FCA et DAP ?
Ce que le recruteur cherche
Question technique classique. Le recruteur vérifie que vous comprenez la répartition des frais et des risques.
Exemple de réponse
En FCA, le vendeur remet la marchandise dédouanée à l’export au transporteur choisi par l’acheteur, à un lieu convenu. Le risque passe à l’acheteur à ce moment-là et c’est lui qui paie le transport principal. En DAP, le vendeur organise et paie le transport jusqu’au lieu de destination convenu et supporte les risques jusque-là ; l’acheteur s’occupe du dédouanement à l’import et paie les droits. Le choix change donc qui réserve le fret et qui doit s’assurer.
02Pouvez-vous nous présenter votre parcours en anglais ?
Ce que le recruteur cherche
Le recruteur teste votre niveau réel à l’oral, souvent sans prévenir.
Exemple de réponse
I have been working as an export sales assistant for three years at a manufacturer of agricultural equipment. I handle orders from our distributors in North Africa and West Africa, from the order confirmation to the shipment. I book sea freight with our forwarders, prepare the commercial invoices and packing lists, and work on letters of credit with our bank. I would now like to work on imports too, which is why your position caught my attention.
03Un conteneur est bloqué en douane à l’arrivée. Que faites-vous ?
Ce que le recruteur cherche
Le recruteur évalue votre réactivité et votre connaissance des interlocuteurs.
Exemple de réponse
J’appelle d’abord le commissionnaire en douane pour connaître le motif exact : document manquant, contrôle physique, erreur de classement tarifaire. Ensuite je préviens le client ou le service concerné du retard probable, avec une estimation honnête. Si c’est un document, je le fais établir ou corriger au plus vite. Je surveille aussi les frais de stationnement au port, qui augmentent chaque jour. Une fois le problème réglé, je note la cause pour éviter qu’il se reproduise.
04Comment vérifiez-vous un dossier de crédit documentaire avant présentation à la banque ?
Ce que le recruteur cherche
Une erreur de document entraîne un refus de paiement. Le recruteur veut voir votre méthode.
Exemple de réponse
Je reprends la lettre de crédit ligne par ligne et je coche chaque exigence : liste des documents, nombre d’originaux, désignation de la marchandise, ports de chargement et de déchargement, date limite d’expédition et de présentation. Ensuite je compare chaque document à ces exigences et entre eux, car les mentions doivent être cohérentes. Si un point ne peut pas être respecté, je préviens immédiatement le commercial pour demander une modification au client avant l’expédition.
05Comment organisez-vous vos dossiers quand plusieurs expéditions partent la même semaine ?
Ce que le recruteur cherche
Le poste implique de gérer de nombreux dossiers en parallèle. Le recruteur évalue votre organisation.
Exemple de réponse
Je tiens un tableau de suivi avec chaque expédition, sa date de départ prévue, l’état des documents et les actions en attente. Je commence la journée en le passant en revue, en priorisant les dates limites : clôture du navire, date d’expiration d’un crédit documentaire. Je bloque des créneaux pour la préparation des documents, parce que les interruptions provoquent des erreurs. Je partage ce tableau avec les commerciaux pour qu’ils aient l’information sans m’appeler.
06Parlez-moi d’un litige que vous avez géré.
Ce que le recruteur cherche
Les litiges font partie du quotidien. Le recruteur veut voir comment vous protégez l’entreprise et la relation client.
Exemple de réponse
Un client polonais a reçu une palette écrasée. Je lui ai demandé des photos et de porter des réserves précises sur la lettre de voiture, ce qu’il n’avait pas fait au départ. J’ai ouvert un dossier auprès du transporteur et de notre assureur dans les délais prévus, puis j’ai organisé un renvoi des pièces endommagées pour que le client ne reste pas sans marchandise. Depuis, j’ajoute à chaque envoi une consigne en anglais sur les réserves à faire à la livraison.
07Quels documents préparez-vous pour une expédition hors de l’Union européenne ?
Ce que le recruteur cherche
Le recruteur vérifie que vous connaissez la chaîne documentaire de base.
Exemple de réponse
Au minimum, la facture commerciale avec les mentions demandées par le pays de destination, la liste de colisage et le document de transport, connaissement maritime ou lettre de transport aérien. Selon le pays et les accords commerciaux, j’ajoute un certificat d’origine ou une attestation d’origine préférentielle pour que le client bénéficie de droits réduits. Le commissionnaire établit la déclaration d’export. Pour certains produits, il faut aussi des certificats sanitaires ou de conformité.
08Pourquoi le commerce international ?
Ce que le recruteur cherche
Le recruteur cherche une motivation réelle, souvent liée aux langues et aux échanges.
Exemple de réponse
J’aime que chaque dossier soit un petit puzzle : un pays avec ses règles, un client avec ses exigences, un transport avec ses contraintes. Il faut que tout s’emboîte pour que la marchandise arrive et que l’entreprise soit payée. J’aime aussi parler plusieurs langues dans la même journée et avoir des interlocuteurs dans d’autres pays. Le côté administratif ne me dérange pas : c’est justement là que se jouent la plupart des problèmes.
Les questions à poser au recruteur
- Quelles zones géographiques et quels modes de transport représentent l’essentiel de vos flux ?
- Travaillez-vous avec un transitaire attitré ou plusieurs prestataires ?
- Le service gère-t-il une partie des formalités douanières en interne ?
- Quel ERP utilisez-vous et comment sont suivies les expéditions ?
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Questions fréquentes
Peut-on me faire passer un test écrit ?
C’est fréquent : rédaction d’un courriel en anglais à un client, exercice sur les Incoterms ou vérification d’une facture comportant des erreurs. Lisez attentivement chaque consigne et relisez vos réponses : la précision est justement ce qui est évalué.
Faut-il connaître la nomenclature douanière ?
Il n’est pas nécessaire de connaître les codes par cœur, mais vous devez savoir ce qu’est la nomenclature et à quoi sert le classement tarifaire d’un produit. Si vous l’avez utilisée pour vos produits, citez un exemple.