Entretien d’embauche assistant achats
L’entretien d’assistant achats est souvent mené par le responsable achats ou un acheteur, parfois avec un test Excel ou une mise en situation de relance fournisseur.
Le recruteur veut vérifier votre rigueur, votre organisation et votre capacité à tenir face à un fournisseur ou à un service interne pressé. Préparez des exemples précis tirés de vos postes ou stages.
Les questions à préparer
01Décrivez le circuit d’une commande, de la demande à la facture.
Ce que le recruteur cherche
Question de base pour vérifier que vous comprenez le processus dans son ensemble.
Exemple de réponse
Un service interne émet une demande d’achat, validée selon les seuils de délégation. Je la transforme en commande dans l’ERP avec le bon fournisseur, le bon prix contractuel et le bon délai. J’attends l’accusé de réception et je relance si besoin. À la livraison, le magasin saisit la réception. Quand la facture arrive, la comptabilité la rapproche de la commande et de la réception ; s’il y a un écart, je le traite avec le fournisseur.
02Un fournisseur ne répond pas à vos relances et la production attend la pièce. Que faites-vous ?
Ce que le recruteur cherche
Le recruteur teste votre réactivité et votre sens des priorités.
Exemple de réponse
Je passe du mail au téléphone et je cherche un autre interlocuteur chez le fournisseur : service client, commercial, responsable logistique. En parallèle, j’informe l’acheteur et la production du risque, avec la date du dernier contact. Si l’acheteur le décide, je contacte un fournisseur alternatif pour un dépannage. Une fois la crise passée, je note l’incident dans le suivi de performance du fournisseur.
03Une facture ne correspond pas à la commande. Comment procédez-vous ?
Ce que le recruteur cherche
Les écarts de facturation font partie du quotidien du poste.
Exemple de réponse
Je regarde d’abord d’où vient l’écart : prix, quantité ou frais ajoutés comme le transport. Je vérifie le contrat et la commande. Si l’erreur vient du fournisseur, je lui demande un avoir ou une facture rectifiée, par écrit. Si c’est notre commande qui était fausse, je la corrige après accord de l’acheteur. Dans les deux cas, je préviens la comptabilité pour que le paiement ne soit pas bloqué inutilement.
04Quels documents demandez-vous à un nouveau fournisseur ?
Ce que le recruteur cherche
Le recruteur vérifie votre connaissance des obligations administratives.
Exemple de réponse
Je demande un extrait Kbis récent, un RIB, l’attestation de vigilance URSSAF pour les prestations au-delà du seuil réglementaire, les attestations d’assurance et, selon le cas, les certificats qualité. Pour un sous-traitant étranger, la liste peut s’allonger. Je vérifie que les documents sont valides et je programme leur renouvellement, notamment l’attestation de vigilance, à contrôler tous les six mois.
05Comment organisez-vous votre journée ?
Ce que le recruteur cherche
Le poste combine volume et urgences, le recruteur veut voir votre méthode.
Exemple de réponse
Je commence par les urgences de production et les retards critiques, puis je traite les demandes d’achat de la veille pour qu’aucune ne reste plus de vingt-quatre heures. L’après-midi, je fais mes relances programmées et je traite les écarts de facturation. Je garde un tableau de suivi partagé avec les acheteurs pour qu’ils voient en temps réel l’état de leurs commandes.
06Quel est votre niveau sur Excel ?
Ce que le recruteur cherche
Les tableaux comparatifs et de bord sont faits sur tableur, souvent testés en entretien.
Exemple de réponse
J’utilise Excel tous les jours. Je fais des tableaux croisés dynamiques pour analyser les volumes par fournisseur, des RECHERCHEX pour croiser les extractions de l’ERP et des mises en forme conditionnelles pour repérer les retards. Je ne programme pas de macros, mais je sais adapter une macro existante. Je suis prête à faire un test si vous le souhaitez.
07Un acheteur et un chef de service vous donnent des priorités contradictoires. Que faites-vous ?
Ce que le recruteur cherche
L’assistant achats sert plusieurs interlocuteurs, les conflits de priorité sont fréquents.
Exemple de réponse
Je ne tranche pas seule. J’explique à chacun ce que l’autre m’a demandé et les délais en jeu, puis je demande à l’acheteur, qui est mon référent, de décider. Souvent, une solution apparaît d’elle-même : une commande peut attendre une journée sans conséquence. Je confirme ensuite par écrit l’ordre retenu pour éviter les malentendus.
08Pourquoi les achats ?
Ce que le recruteur cherche
Question de motivation pour vérifier que vous avez choisi ce service.
Exemple de réponse
J’aime les métiers où l’on voit concrètement le résultat de son travail : une commande bien passée, c’est une ligne de production qui tourne et un fournisseur payé à temps. Les achats me placent au contact de nombreux interlocuteurs, internes et externes, et demandent de la précision. J’aimerais aussi comprendre progressivement la négociation, en observant les acheteurs.
Les questions à poser au recruteur
- Combien d’acheteurs l’assistant achats accompagne-t-il, et sur quelles familles ?
- Quel ERP utilisez-vous et comment se fait la prise en main ?
- Quels sont les principaux points de friction aujourd’hui entre achats, réception et comptabilité ?
- Le poste peut-il évoluer vers l’approvisionnement ou l’achat ?
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Questions fréquentes
Faut-il s’attendre à un test ?
Souvent oui : test Excel (tableau croisé dynamique, recherche, mise en forme), dictée ou rédaction d’un mail de relance, parfois saisie fictive. Révisez les fonctions de base et relisez attentivement vos réponses écrites.
Comment parler d’une évolution vers le métier d’acheteur ?
Dites-le si on vous pose la question, en restant mesuré : vous voulez d’abord maîtriser le poste, puis apprendre aux côtés des acheteurs. Le recruteur apprécie l’ambition tant qu’elle ne fait pas craindre un départ rapide.