Entretien d’embauche assistant commercial
L’entretien pour un poste d’assistant commercial se déroule souvent avec le responsable ADV et un commercial de l’équipe. Attendez-vous à des mises en situation : un client mécontent au téléphone, deux commandes urgentes en même temps, un test Excel.
Le recruteur veut vérifier votre fiabilité sur les données et votre capacité à rester aimable quand la pression monte.
Les questions à préparer
01Décrivez-moi le circuit d’une commande dans votre dernier poste.
Ce que le recruteur cherche
Le recruteur vérifie que vous comprenez toute la chaîne, pas seulement la saisie.
Exemple de réponse
La commande arrivait par mail ou par le commercial. Je vérifiais d’abord le tarif applicable au client et l’encours autorisé dans Sage, puis je la saisissais et j’envoyais l’accusé de réception. L’entrepôt préparait sous quarante-huit heures, je suivais l’expédition et je contrôlais le bon de livraison signé avant que la facture parte. Si un article manquait, je proposais une livraison partielle ou un produit équivalent après accord du commercial.
02Un client vous appelle furieux car sa livraison a trois jours de retard. Que faites-vous ?
Ce que le recruteur cherche
C’est la situation la plus fréquente du poste et elle teste votre calme.
Exemple de réponse
Je l’écoute jusqu’au bout sans me justifier tout de suite, puis je reformule pour être sûre de comprendre l’impact chez lui, par exemple un chantier bloqué. Je lui dis que je reviens vers lui dans l’heure, et je le fais : j’appelle le transporteur ou l’entrepôt pour avoir une date fiable. Si le retard vient de nous, je vois avec le commercial ce qu’on peut proposer, une livraison express ou un geste commercial. Je note tout dans le CRM.
03Comment organisez-vous vos priorités quand tout arrive en même temps ?
Ce que le recruteur cherche
Le poste connaît des pics en fin de mois et avant les fermetures d’entrepôt.
Exemple de réponse
Je regarde d’abord ce qui a une heure limite ferme, comme le départ du transporteur ou la date de dépôt d’un appel d’offres. Ensuite viennent les clients bloqués. Les mises à jour de fichiers et les tableaux de suivi passent après. Je préviens le commercial concerné si je ne peux pas traiter sa demande dans la journée, pour qu’il ne l’apprenne pas par son client.
04Quel est votre niveau sur Excel ?
Ce que le recruteur cherche
Les tableaux de ventes et les extractions d’ERP passent souvent par Excel.
Exemple de réponse
J’utilise quotidiennement les filtres, les tableaux croisés dynamiques et la RECHERCHEV pour rapprocher une extraction de l’ERP avec le fichier des tarifs. J’ai construit le tableau de suivi des encours que nous partagions avec la comptabilité, avec une mise en forme conditionnelle pour les factures échues. Je n’ai pas fait de macros, mais je suis à l’aise pour apprendre si le poste le demande.
05Avez-vous déjà travaillé sur des appels d’offres ?
Ce que le recruteur cherche
Beaucoup d’entreprises B2B répondent à des marchés publics et confient la partie administrative à l’ADV.
Exemple de réponse
Oui, sur deux marchés de collectivités. Je rassemblais les pièces administratives, je vérifiais les attestations de régularité fiscale et sociale, et je mettais en forme le bordereau de prix à partir des tarifs validés par le directeur commercial. Je tenais un rétroplanning partagé avec les dates limites de questions et de dépôt. Le dépôt se faisait sur la plateforme de l’acheteur, et je le programmais toujours la veille pour éviter les problèmes techniques.
06Comment travaillez-vous avec les commerciaux terrain ?
Ce que le recruteur cherche
La qualité du binôme assistant et commercial fait une grande partie de la performance du service.
Exemple de réponse
Je fais un point rapide avec chacun en début de semaine pour savoir quels devis sont prioritaires et quels clients ils voient. Quand ils sont en rendez-vous, je réponds à leurs clients à leur place pour les questions courantes et je leur laisse un message clair pour le reste. J’ai appris à leur dire non quand une remise dépasse ce que la direction autorise, mais en leur proposant une autre solution.
07Un commercial vous demande d’appliquer une remise non validée. Comment réagissez-vous ?
Ce que le recruteur cherche
Le recruteur teste votre respect des procédures internes.
Exemple de réponse
Je ne la saisis pas tant qu’elle n’est pas validée, mais je ne bloque pas non plus la commande sans rien proposer. Je lui rappelle la règle et j’envoie la demande à la personne qui valide, avec les éléments du dossier pour qu’elle réponde vite. En attendant, je préviens le client que sa commande est enregistrée et que la confirmation de prix suit.
08Pourquoi un poste sédentaire plutôt que le terrain ?
Ce que le recruteur cherche
Le recruteur veut savoir si vous ne voyez pas le poste comme une simple étape vers la vente terrain.
Exemple de réponse
J’aime suivre un dossier de bout en bout et être celle que le client peut joindre à tout moment. Sur le terrain, on voit le client une fois par mois, alors qu’en ADV on règle ses problèmes au quotidien. Ça ne m’empêche pas de m’intéresser à la négociation, mais aujourd’hui je me sens plus utile à faire tourner la machine derrière les commerciaux.
Les questions à poser au recruteur
- Combien de commerciaux l’assistant suit-il, et sur quel secteur ?
- Quel ERP utilisez-vous, et est-il prévu une formation à la prise de poste ?
- Quelle part du temps représentent les appels d’offres ?
- Comment se passent les relations avec la logistique et la comptabilité ?
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Questions fréquentes
Y a-t-il souvent un test lors du recrutement ?
Assez souvent : test Excel, rédaction d’un mail de réponse à un client mécontent ou saisie d’un devis à partir d’éléments donnés. Révisez les tableaux croisés dynamiques et soignez l’orthographe, car vos mails partent directement chez les clients.
Comment parler d’une erreur faite dans un précédent poste ?
Choisissez une erreur réelle mais réparable, comme un mauvais tarif saisi, et expliquez comment vous l’avez repérée, corrigée avec un avoir et ce que vous avez changé ensuite, par exemple un contrôle systématique des conditions client avant validation.