Entretien d’embauche assistant de gestion immobilière
L’entretien se fait souvent avec le gestionnaire que vous assisterez, parfois avec le responsable d’agence. Il veut vérifier que vous serez autonome sur les tâches courantes et que vous tiendrez au téléphone face aux demandes pressantes.
Attendez-vous à des questions pratiques (une révision de loyer, un dégât des eaux, un locataire en retard) et éventuellement à un petit test de rédaction de courrier. Révisez le vocabulaire du service visé.
Les questions à préparer
01Comment calculez-vous une révision de loyer ?
Ce que le recruteur cherche
C’est une tâche courante en gestion locative, le recruteur vérifie que vous la maîtrisez.
Exemple de réponse
Je vérifie d’abord dans le bail qu’une clause de révision existe, sa date et l’indice de référence choisi. Je prends l’indice de référence des loyers du trimestre indiqué dans le bail, publié par l’Insee, et je le compare à celui de l’année précédente : le nouveau loyer est l’ancien multiplié par le rapport entre les deux indices. Je vérifie aussi les règles particulières qui peuvent limiter la hausse, par exemple pour un logement très énergivore. Ensuite, j’émets l’avis avec le nouveau montant.
02Un locataire appelle, furieux, parce que son chauffe-eau est en panne depuis trois jours. Que faites-vous ?
Ce que le recruteur cherche
Le recruteur évalue votre gestion des urgences et des clients mécontents.
Exemple de réponse
Je le laisse expliquer, puis je reformule pour lui montrer que j’ai compris. Je vérifie dans le dossier si une intervention a déjà été demandée. Si ce n’est pas le cas, je contacte le plombier habituel de l’agence et je lui donne un créneau dès que possible. Si c’est déjà en cours, je relance l’artisan devant lui ou je le rappelle dans l’heure avec une date. Je préviens le propriétaire et je note tout dans le logiciel pour que le gestionnaire ait l’historique.
03Comment organisez-vous les relances d’impayés ?
Ce que le recruteur cherche
Les impayés touchent directement les propriétaires, le gestionnaire attend une méthode régulière.
Exemple de réponse
Je fais un point sur les encaissements quelques jours après l’échéance. Un retard donne lieu à un premier rappel par mail ou téléphone, souvent suffisant. Sans régularisation, j’envoie une relance écrite, puis je prépare avec le gestionnaire la mise en demeure. Je vérifie aussi si le bail est couvert par une garantie loyers impayés ou une caution, parce que les délais de déclaration à l’assureur doivent être respectés. Je tiens un tableau de suivi pour que le gestionnaire voie la situation d’un coup d’œil.
04Quelles pièces demandez-vous à un candidat locataire ?
Ce que le recruteur cherche
La liste des documents est encadrée, le recruteur vérifie que vous connaissez la règle.
Exemple de réponse
Je demande une pièce d’identité, un justificatif de domicile actuel, des justificatifs de ressources comme les derniers bulletins de salaire et l’avis d’imposition, ainsi qu’un justificatif de situation professionnelle. Je sais que la liste des pièces exigibles est fixée par décret et qu’on ne peut pas demander, par exemple, un relevé bancaire ou une attestation de bonne tenue de compte. Pour le garant, la liste est similaire. Je vérifie la cohérence des documents avant de présenter le dossier au propriétaire.
05Avez-vous déjà préparé une assemblée générale ?
Ce que le recruteur cherche
En syndic, c’est le temps fort de l’année, le gestionnaire compte sur l’assistant pour la logistique.
Exemple de réponse
Oui, pendant mon alternance j’ai préparé une vingtaine d’assemblées générales. Je mettais en forme l’ordre du jour validé par le gestionnaire, je joignais les annexes (comptes, devis, contrats), je vérifiais la liste des copropriétaires et j’envoyais les convocations en respectant le délai. Le soir de l’AG, je tenais la feuille de présence et je préparais la trame du procès-verbal. Ensuite, je m’occupais de la notification et de la mise à jour de l’extranet.
06Comment gérez-vous les priorités quand le téléphone sonne sans arrêt ?
Ce que le recruteur cherche
Le poste est très sollicité, le recruteur veut savoir si vous restez efficace.
Exemple de réponse
Je traite immédiatement ce qui touche à la sécurité ou à l’occupation du logement : fuite, panne de chauffage en hiver, porte d’entrée bloquée. Pour le reste, je note précisément la demande avec un délai de réponse et je bloque une plage dans la journée pour les rappels et les mails. Je préviens le gestionnaire seulement quand une décision lui revient, avec un résumé et les pièces. Ça m’évite de le déranger dix fois par jour et ça lui fait gagner du temps.
07Comment se passe la restitution d’un dépôt de garantie ?
Ce que le recruteur cherche
Les litiges sur le dépôt de garantie sont fréquents, le recruteur teste votre connaissance des délais.
Exemple de réponse
Je compare l’état des lieux de sortie à celui d’entrée. Si les deux sont conformes, le dépôt est restitué dans le délai d’un mois prévu par la loi. S’il y a des dégradations, le délai passe à deux mois et je dois justifier les retenues par des devis ou des factures, en tenant compte de la vétusté. Je prépare le décompte pour le gestionnaire, puis j’envoie le courrier au locataire avec les justificatifs. Un retard de restitution entraîne une majoration, donc je surveille ces dates.
08Pourquoi l’assistanat et pas directement un poste de gestionnaire ?
Ce que le recruteur cherche
Le recruteur veut comprendre votre projet et votre stabilité dans le poste.
Exemple de réponse
Je veux devenir gestionnaire, mais je pense qu’il faut d’abord bien connaître la réalité des dossiers : les échanges avec les locataires, les délais, les relations avec les artisans. Pendant mon alternance, j’ai vu des gestionnaires débutants en difficulté parce qu’ils découvraient tout en même temps. Je préfère passer quelques années à vos côtés, apprendre votre façon de travailler, puis prendre un portefeuille quand vous estimerez que je suis prête.
Les questions à poser au recruteur
- Combien de gestionnaires et de lots aurai-je à assister ?
- Quelles tâches pourrai-je prendre en autonomie dès le départ ?
- Quel logiciel utilisez-vous et proposez-vous une formation dessus ?
- Existe-t-il une évolution prévue vers un poste de gestionnaire dans le cabinet ?
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Questions fréquentes
Peut-on me faire passer un test écrit ?
Oui, certains cabinets demandent la rédaction d’un courrier de relance ou d’une réponse à un locataire, parfois un calcul de révision de loyer. Révisez la structure d’un courrier formel et les calculs courants. Relisez votre orthographe avec attention : c’est souvent ce que le recruteur regarde en premier.
Comment se préparer si je viens d’un autre secteur ?
Apprenez le vocabulaire de base (IRL, régularisation de charges, dépôt de garantie, ordre de service, assemblée générale) et faites le lien avec vos expériences : gestion des réclamations, suivi de dossiers, respect de délais. Montrez que vous avez suivi une formation ou que vous êtes en train de le faire.