Entretien d’embauche secrétaire
L’entretien de secrétaire est souvent mené par le dirigeant ou le responsable de service qui travaillera avec vous. Il cherche à savoir si vous serez fiable au téléphone, efficace à l’écrit et discret.
Un test est fréquent : rédiger un courrier, corriger un texte, mettre en forme un document ou réaliser un publipostage. Préparez aussi des exemples de situations d’accueil difficiles.
Les questions à préparer
01Comment gérez-vous un appel pendant que vous accueillez un visiteur ?
Ce que le recruteur cherche
Les interruptions sont permanentes à l’accueil, et le recruteur veut savoir comment vous priorisez.
Exemple de réponse
Je m’excuse auprès du visiteur, je décroche, je me présente et je demande à mon interlocuteur s’il peut patienter ou si je le rappelle. Je note son nom et son numéro. Je termine l’accueil du visiteur, puis je reprends l’appel ou je rappelle rapidement. L’idée est que personne n’ait l’impression d’être ignoré. Si l’appel est urgent, je le traite brièvement en m’excusant à nouveau.
02Un client mécontent vous agresse verbalement au téléphone. Que faites-vous ?
Ce que le recruteur cherche
La secrétaire reçoit souvent la colère des clients en premier.
Exemple de réponse
Je le laisse exprimer son mécontentement sans l’interrompre, puis je reformule pour lui montrer que j’ai compris le problème. Je reste calme et je ne prends pas les propos pour moi. Je lui explique ce que je peux faire tout de suite et quand il aura une réponse. Si les propos deviennent insultants, je lui dis poliment que je ne peux pas poursuivre dans ces conditions. Je transmets ensuite au responsable avec un résumé précis.
03Comment organisez-vous le classement des dossiers ?
Ce que le recruteur cherche
Un bon classement permet à toute l’équipe de retrouver un document en votre absence.
Exemple de réponse
J’utilise une arborescence simple et partagée, par client ou par dossier puis par année, avec des noms de fichiers normalisés : date, type de document, nom. Les documents papier suivent la même logique. Je fais un archivage régulier des dossiers clos en respectant les durées de conservation. J’ai rédigé une petite note pour expliquer le classement aux collègues, afin que chacun puisse s’y retrouver.
04Comment gérez-vous les priorités quand plusieurs personnes vous sollicitent ?
Ce que le recruteur cherche
Le secrétaire d’un service travaille souvent pour plusieurs responsables à la fois.
Exemple de réponse
Je demande à chacun l’échéance réelle de sa demande. Je traite d’abord ce qui a une date butoir externe, comme un devis attendu par un client ou un dossier à déposer. Je tiens une liste de tâches visible et, en cas de conflit, j’en parle aux personnes concernées plutôt que de choisir seule. Je préviens toujours si je ne peux pas tenir un délai.
05Quelles fonctions de Word et d’Excel utilisez-vous ?
Ce que le recruteur cherche
La maîtrise réelle des outils se vérifie souvent par une question précise puis par un test.
Exemple de réponse
Dans Word, j’utilise les styles, les modèles de documents avec en-tête, les tableaux et le publipostage à partir d’une liste Excel, par exemple pour les relances d’entretien annuel. Dans Excel, je tiens des tableaux de suivi des devis avec des filtres, des mises en forme conditionnelles pour repérer les retards et des formules simples de calcul. Je fais aussi des tableaux croisés pour le suivi mensuel des factures.
06Avez-vous déjà eu accès à des informations confidentielles ?
Ce que le recruteur cherche
Le recruteur vérifie votre discrétion.
Exemple de réponse
Oui, je prépare les documents liés aux salariés, comme les attestations et les demandes de congés, et j’ai vu passer des dossiers clients sensibles. Je ne parle jamais de ces informations, même avec mes collègues qui ne sont pas concernés. Je verrouille mon poste quand je m’absente, je range les dossiers papier et je ne laisse rien sur l’imprimante. C’est une règle simple que j’applique sans exception.
07Comment vous assurez-vous qu’un courrier part sans erreur ?
Ce que le recruteur cherche
Chaque document envoyé engage l’image de l’entreprise.
Exemple de réponse
Je relis toujours après avoir fait une pause, à voix basse si nécessaire, et je vérifie spécialement les noms, les montants et les dates. J’utilise le correcteur mais je ne m’y fie pas entièrement. Pour les documents importants, je fais relire par la personne qui signe. J’ai aussi des modèles validés pour les courriers récurrents, ce qui limite le risque d’erreur.
08Pourquoi souhaitez-vous rejoindre notre structure ?
Ce que le recruteur cherche
Le recruteur veut savoir si vous avez regardé ce que fait l’entreprise.
Exemple de réponse
Votre agence travaille avec des particuliers et des syndics, ce qui correspond à l’accueil que je connais. J’ai vu que vous développez l’activité de rénovation et je sais monter les dossiers d’aides pour les clients. Je cherche une structure un peu plus grande que mon entreprise actuelle, avec une équipe administrative, pour échanger et apprendre de nouvelles méthodes.
Les questions à poser au recruteur
- Pour combien de personnes travaillerai-je et comment sont réparties les tâches d’accueil ?
- Quels logiciels utilisez-vous pour les devis, l’agenda et le classement ?
- Qui assure l’accueil pendant mes absences ou mes pauses ?
- Quelles sont les tâches les plus urgentes pour les premières semaines ?
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Questions fréquentes
Quel type de test peut-on avoir lors d’un entretien de secrétaire ?
Le plus fréquent est un test de rédaction ou de correction : un courrier à rédiger à partir de notes, un texte comportant des fautes à corriger. On peut aussi vous demander une mise en forme sous Word, un publipostage ou un tableau Excel simple. Révisez les règles d’accord du participe passé et les formules de politesse.
Comment s’habiller pour un entretien de secrétaire ?
Une tenue sobre et soignée, adaptée au secteur : plus classique pour une étude de notaire ou un cabinet d’avocats, plus simple pour une PME du bâtiment. Vous serez souvent le premier contact des clients, et le recruteur imagine comment vous les accueillerez.