Entretien d’embauche assistant comptable
L’entretien d’assistant comptable porte sur les cycles que vous traitez, vos outils et votre méthode de contrôle. Un test est fréquent : saisir quelques factures, lettrer un compte ou repérer des erreurs.
Le recruteur évalue aussi votre comportement au téléphone pour les relances et votre envie de progresser vers des tâches plus complexes.
Les questions à préparer
01Comment contrôlez-vous une facture fournisseur avant de la saisir ?
Ce que le recruteur cherche
Le recruteur vérifie que vous ne vous contentez pas de saisir sans vérifier.
Exemple de réponse
Je vérifie d’abord les mentions obligatoires : numéro, date, identité du fournisseur, numéro de TVA, détail des montants. Je compare ensuite avec le bon de commande pour les prix et les quantités, puis avec le bon de réception pour m’assurer que la marchandise a bien été livrée. Je contrôle le taux de TVA appliqué et je vérifie que la facture n’a pas déjà été saisie. En cas d’écart, je bloque la facture et je contacte l’acheteur avant tout paiement.
02Comment relancez-vous un client qui ne paie pas ?
Ce que le recruteur cherche
Les relances demandent fermeté et tact, le recruteur veut voir votre méthode.
Exemple de réponse
J’envoie d’abord un rappel courtois quelques jours après l’échéance, avec la facture jointe. Sans réponse, j’appelle le service comptable du client pour savoir s’il y a un litige ou un simple oubli. S’il y a un problème sur la facture, je le transmets au commercial pour le régler. Si le retard persiste, je prépare une relance plus formelle et je préviens mon responsable, qui décide de la suite. Je note chaque échange dans le suivi.
03Qu’est-ce que le lettrage et pourquoi est-ce important ?
Ce que le recruteur cherche
Question technique de base pour vérifier votre compréhension des comptes de tiers.
Exemple de réponse
Le lettrage consiste à associer, sur un compte client ou fournisseur, une facture et son règlement, pour faire apparaître ce qui reste dû. C’est important pour savoir exactement quelles factures sont impayées, relancer les bons clients et éviter de payer deux fois un fournisseur. Un compte bien lettré facilite aussi la clôture, car le comptable peut justifier le solde rapidement. Je lettre au fil de l’eau plutôt qu’en fin de mois.
04Vous trouvez une facture saisie deux fois. Que faites-vous ?
Ce que le recruteur cherche
Le recruteur teste votre réaction face à une erreur et votre réflexe de prévention.
Exemple de réponse
Je vérifie d’abord qu’il s’agit bien d’un doublon et non de deux factures distinctes au même montant. Si c’est un doublon, je regarde si elle a été payée deux fois. Si non, je contrepasse l’écriture en double. Si oui, je contacte le fournisseur pour obtenir un avoir ou un remboursement, et je préviens mon responsable. Je cherche ensuite la cause, souvent une facture reçue par mail et par courrier, pour que cela ne se reproduise pas.
05Quels logiciels avez-vous utilisés ?
Ce que le recruteur cherche
Le recruteur veut estimer votre temps de prise en main.
Exemple de réponse
J’utilise Sage au quotidien pour la saisie, le lettrage et les éditions de balance âgée. Les factures fournisseurs arrivent par un outil de dématérialisation qui propose une imputation automatique, que je contrôle avant validation. Sur Excel, je fais des extractions, des filtres et des RECHERCHEV pour rapprocher des listes. J’ai découvert Pennylane lors d’une formation et je m’adapte rapidement à un nouvel outil, la logique comptable restant la même.
06Comment organisez-vous votre semaine ?
Ce que le recruteur cherche
Le poste comporte des tâches récurrentes avec des échéances fixes.
Exemple de réponse
Je traite les factures fournisseurs chaque jour pour éviter l’accumulation. Le jour de préparation des paiements, je vérifie les échéances et les factures bloquées pour présenter une proposition propre. Je consacre un créneau fixe aux relances clients, souvent en début de semaine. Les relevés bancaires sont saisis quotidiennement. En fin de mois, je réserve du temps pour la clôture : factures non parvenues, justification des comptes de tiers.
07Pourquoi voulez-vous travailler en comptabilité ?
Ce que le recruteur cherche
Le recruteur cherche une motivation durable et un projet d’évolution.
Exemple de réponse
J’aime les tâches où le résultat est vérifiable : un compte lettré, un rapprochement qui tombe juste. La comptabilité donne aussi une vue d’ensemble sur le fonctionnement d’une entreprise, de ses achats à ses clients. Je souhaite évoluer vers un poste de comptable et je prépare le DCG pour y parvenir. Un poste d’assistante dans votre équipe me permettrait de progresser auprès de comptables expérimentés.
08Comment traitez-vous une note de frais incomplète ?
Ce que le recruteur cherche
Les notes de frais posent régulièrement des questions de justificatifs et de règles internes.
Exemple de réponse
Je vérifie chaque dépense par rapport à la politique de l’entreprise et à son justificatif. S’il manque un ticket ou si une dépense dépasse le plafond prévu, je contacte le salarié pour obtenir la pièce ou une explication, avant de transmettre à son manager pour validation. Je ne rembourse pas une dépense non justifiée. Je fais attention à la TVA récupérable, qui suppose une facture en bonne et due forme.
Les questions à poser au recruteur
- Quels cycles comptables le poste couvre-t-il et quelle est la répartition avec le comptable ?
- Quel logiciel et quel outil de dématérialisation utilisez-vous ?
- Comment se déroulent les clôtures mensuelles et quel rôle aura l’assistant ?
- Est-il possible d’évoluer vers des travaux de révision avec le temps ?
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Questions fréquentes
Quel test technique prévoir ?
Souvent la saisie de quelques factures avec TVA, un exercice de lettrage ou la recherche d’erreurs dans un extrait de compte. Révisez les comptes de classe 4 et 6, les taux de TVA courants et le principe de la partie double. Prenez votre temps et vérifiez vos totaux : la justesse compte plus que la vitesse.
Faut-il parler de son projet de devenir comptable ?
Oui, c’est généralement bien perçu, à condition de montrer que vous serez d’abord fiable sur les tâches du poste. Expliquez comment vous comptez progresser, par exemple en préparant un diplôme ou en prenant en charge progressivement de nouveaux travaux avec l’accord de votre responsable.