Entretien d’embauche assistant de gestion
Dans une PME, l’entretien se déroule souvent avec le dirigeant lui-même, parfois accompagné de son associé ou de l’expert-comptable. Il cherche à savoir s’il pourra vous faire confiance sur des sujets sensibles et si vous saurez avancer seul.
Attendez-vous à des questions pratiques sur la facturation, la paie et la gestion des priorités, voire à un petit exercice sur Excel.
Les questions à préparer
01Décrivez une semaine type dans votre dernier poste.
Ce que le recruteur cherche
Le dirigeant veut mesurer l’étendue réelle de vos responsabilités et la façon dont vous organisez votre temps.
Exemple de réponse
Le lundi, je mettais à jour le tableau de trésorerie et la liste des relances, que je présentais au gérant. Le mardi et le mercredi étaient consacrés aux devis et à la facturation, avec les retours des chefs d’équipe. Le jeudi, je traitais les factures fournisseurs et je préparais les paiements à valider. Le vendredi, je classais les pièces pour le cabinet. Autour de la fin du mois, je décalais une partie de ces tâches pour préparer les variables de paie.
02Un client important ne règle pas une facture depuis deux mois. Que faites-vous ?
Ce que le recruteur cherche
La trésorerie d’une PME dépend de ces encaissements ; le recruteur évalue votre méthode et votre tact.
Exemple de réponse
Je vérifie d’abord que la facture n’est pas bloquée chez lui pour une raison valable : bon de commande manquant, litige sur une prestation. J’appelle le service comptable du client pour savoir où elle en est. Si rien ne bouge, j’envoie une relance écrite avec la date d’échéance et les pénalités prévues aux conditions générales, puis j’en parle au dirigeant avant toute mise en demeure. Avec un client important, la décision de durcir le ton lui revient.
03Comment travaillez-vous avec le cabinet d’expertise comptable ?
Ce que le recruteur cherche
La qualité de cette collaboration conditionne le coût des honoraires et la fiabilité des comptes.
Exemple de réponse
J’avais un interlocuteur attitré au cabinet. Chaque mois, je lui déposais les pièces classées par journal sur la plateforme partagée, avec un récapitulatif des points à surveiller : une facture en litige, un avoir, un nouvel emprunt. Pour la paie, je lui transmettais les variables avant une date fixe. Avant le bilan, je préparais l’inventaire des stocks et la liste des factures non parvenues. Cette préparation a permis de réduire les allers-retours avec le cabinet.
04Comment priorisez-vous quand tout arrive en même temps ?
Ce que le recruteur cherche
Dans une petite structure, vous êtes seul face aux urgences ; le dirigeant veut savoir comment vous tranchez.
Exemple de réponse
Je fais passer en premier ce qui a une échéance légale ou financière : une déclaration, un paiement de salaire, une facture à émettre pour être payé. Ensuite viennent les demandes clients, puis le classement et l’interne. Quand deux urgences se télescopent, je préfère poser la question au dirigeant en une phrase plutôt que décider seul. Je tiens une liste sur la semaine pour ne rien oublier quand je suis interrompue.
05Quel est votre niveau sur Excel ?
Ce que le recruteur cherche
Beaucoup de PME pilotent leur activité avec des tableaux maison ; le recruteur veut une réponse concrète.
Exemple de réponse
J’utilise couramment les tableaux croisés dynamiques, les fonctions RECHERCHEV et SI, et la mise en forme conditionnelle. J’ai construit le tableau de suivi des encaissements de mon entreprise actuelle, avec une alerte de couleur selon le retard. Je n’ai pas fait de macros, mais je sais m’appuyer sur un tableau existant et le faire évoluer. Si vous voulez, je peux vous montrer un exemple anonymisé.
06Avez-vous déjà géré des formalités liées au personnel ?
Ce que le recruteur cherche
Le volet social est souvent dans le poste et les erreurs ont des conséquences pour l’entreprise.
Exemple de réponse
Oui, je réalisais les déclarations préalables à l’embauche, je préparais les contrats à partir des modèles validés par le cabinet et j’organisais les visites médicales. Je suivais aussi les congés et les arrêts maladie, que je déclarais et que je transmettais pour la paie. Pour les sujets plus délicats, comme une rupture conventionnelle, je me limitais à la préparation du dossier et le gérant s’appuyait sur le cabinet ou un avocat.
07Que savez-vous de notre activité ?
Ce que le recruteur cherche
Un assistant de gestion doit comprendre comment l’entreprise gagne de l’argent pour bien suivre ses chiffres.
Exemple de réponse
J’ai vu que vous intervenez surtout en rénovation pour des particuliers et quelques syndics, et que vous avez ouvert une agence à [Ville] l’an dernier. J’imagine une facturation avec des acomptes et des situations, et des délais de paiement plus longs côté syndics. Avec deux sites, la remontée des informations des chantiers vers l’administratif doit être un enjeu. J’aimerais savoir comment cela s’organise aujourd’hui.
08Pourquoi voulez-vous travailler dans une PME plutôt que dans un grand groupe ?
Ce que le recruteur cherche
Le dirigeant veut s’assurer que vous accepterez la polyvalence et la proximité qui vont avec.
Exemple de réponse
J’aime voir l’effet de mon travail sur l’entreprise. Dans une PME, une relance bien faite se retrouve sur le compte bancaire la semaine suivante, et je peux en parler directement avec le dirigeant. J’apprécie aussi de toucher à tous les domaines plutôt que de rester sur une seule tâche. Je sais que cela implique de dépanner sur des sujets imprévus, et cela ne me dérange pas.
Les questions à poser au recruteur
- Quelles tâches sont aujourd’hui confiées au cabinet comptable et lesquelles seraient les miennes ?
- Quels logiciels de gestion et de comptabilité utilisez-vous ?
- Qui assurait ces missions jusqu’ici et comment se fera la passation ?
- Quels sont vos projets de développement pour les deux prochaines années ?
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Questions fréquentes
Faut-il s’attendre à un test pratique ?
Certains dirigeants proposent un petit exercice : préparer une facture à partir d’un devis, corriger un tableau Excel ou rédiger un courrier de relance. Révisez les bases de la TVA, les mentions obligatoires d’une facture et les fonctions Excel courantes. Ce test dure rarement plus d’une demi-heure.
Comment parler de confidentialité sans paraître évasif ?
Donnez la nature des informations que vous avez manipulées (salaires, difficultés de trésorerie, dossiers prud’homaux) sans en révéler le contenu. Cela montre que vous savez où sont les limites, ce qui est justement ce qu’un dirigeant attend d’une personne qui aura accès à tout.