Entretien d’embauche archiviste
Le jury pour un poste d’archiviste réunit souvent le directeur du service, un représentant des ressources humaines et parfois un élu ou le directeur général des services.
Attendez-vous à des questions techniques sur le tri et la communicabilité, mais aussi sur votre manière de convaincre les services. Une visite des magasins ou un petit exercice de classement peut faire partie de l’épreuve.
Les questions à préparer
01Comment abordez-vous un fonds arrivé en vrac sans aucun bordereau ?
Ce que le recruteur cherche
C’est la situation la plus fréquente dans les petites structures, le jury veut une méthode claire.
Exemple de réponse
Je commence par un récolement sommaire pour identifier les producteurs et les grandes séries, sans encore rien éliminer. Ensuite, je confronte ce repérage aux tableaux de gestion et aux circulaires de tri pour isoler ce qui est éliminable. Je fais viser ces éliminations, puis je classe le reste selon un plan qui reflète l’organisation du service producteur. La description vient en dernier, quand la structure du fonds est stabilisée.
02Un chef de service refuse de verser ses dossiers. Comment réagissez-vous ?
Ce que le recruteur cherche
La collecte dépend de la coopération des services, le jury teste votre diplomatie.
Exemple de réponse
J’essaie d’abord de comprendre ses raisons : souvent, il craint de ne plus retrouver ses dossiers. Je lui explique que le versement ne lui retire pas l’accès, et je lui montre comment faire une demande de communication interne. Je propose aussi de l’aider à préparer le versement pour qu’il ne le vive pas comme une charge. Si le blocage persiste et que la place manque, je remonte le sujet à la direction avec des arguments réglementaires.
03Un particulier demande à consulter un dossier qui n’est pas encore librement communicable. Que faites-vous ?
Ce que le recruteur cherche
Il s’agit de vérifier votre connaissance des règles de communicabilité et de la procédure de dérogation.
Exemple de réponse
Je vérifie d’abord la nature du document et le délai qui s’applique, puis je regarde si la personne a un intérêt particulier, par exemple s’il s’agit de son propre dossier. Si le document n’est pas communicable de plein droit, je lui explique la procédure de dérogation et je l’aide à constituer sa demande. Je ne communique rien de mon propre chef, même partiellement : un document mal communiqué peut porter atteinte à la vie privée d’un tiers.
04Quelle est votre expérience de l’archivage électronique ?
Ce que le recruteur cherche
La plupart des structures doivent traiter des documents nativement numériques et cherchent des profils capables d’y contribuer.
Exemple de réponse
J’ai participé au groupe de travail sur le versement des délibérations et arrêtés dématérialisés. Concrètement, j’ai contribué à définir les métadonnées minimales, les formats acceptés et le circuit de validation avant versement dans le SAE mutualisé. Je ne suis pas informaticien, mais je sais dialoguer avec la DSI et formuler des besoins archivistiques précis. C’est un volet que je souhaite développer dans mon prochain poste.
05Quel instrument de recherche avez-vous rédigé et pour quel public ?
Ce que le recruteur cherche
Le jury veut juger votre capacité à rendre un fonds utilisable par des lecteurs.
Exemple de réponse
J’ai rédigé le répertoire numérique des fonds de l’urbanisme de ma collectivité. Le public principal, ce sont les agents et les notaires qui cherchent un permis de construire, donc j’ai privilégié une description par adresse et par numéro de dossier. J’ai ajouté une introduction historique sur l’évolution du service. Le répertoire est en ligne et les demandes sont désormais traitées plus vite.
06Comment organisez-vous la conservation préventive dans des magasins peu adaptés ?
Ce que le recruteur cherche
Beaucoup de services ont des locaux imparfaits, et le jury veut voir votre sens pratique.
Exemple de réponse
Je commence par surveiller la température et l’humidité avec des enregistreurs, pour objectiver la situation. Ensuite je priorise : les registres anciens et l’état civil passent dans le meilleur local, les archives intermédiaires peuvent supporter des conditions moins strictes. Je fais remplacer les conditionnements acides au fil des classements. Quand c’est nécessaire, je présente aux élus un état des lieux argumenté pour obtenir des travaux.
07Pourquoi avoir choisi le métier d’archiviste ?
Ce que le recruteur cherche
La question vérifie que votre motivation correspond à la réalité du poste.
Exemple de réponse
J’ai découvert le métier pendant un stage de licence d’histoire, en classant un fonds d’entreprise textile. J’ai aimé le fait de reconstituer le fonctionnement d’une organisation à partir de ses papiers, et de rendre ce travail utile à d’autres. Avec le temps, j’ai aussi pris goût à la dimension juridique et au conseil auprès des services. Je ne vois pas les archives comme un lieu de repli mais comme un service rendu à l’administration et au public.
08Comment gérez-vous les priorités entre les demandes de recherche et les chantiers de classement ?
Ce que le recruteur cherche
Le jury cherche à savoir si vous pouvez avancer sur le fond sans négliger le public.
Exemple de réponse
Je bloque des créneaux réguliers pour les recherches administratives, qui sont souvent urgentes pour les services ou les usagers. Le reste du temps est réservé aux chantiers, avec un objectif hebdomadaire de boîtes traitées. Je tiens un tableau de suivi des demandes pour ne rien oublier. Quand une demande longue arrive pendant un chantier, je donne un délai réaliste au demandeur plutôt que de tout interrompre.
Les questions à poser au recruteur
- Quel est l’état des magasins et de l’arriéré à traiter à mon arrivée ?
- Le service a-t-il déjà un tableau de gestion validé par les services producteurs ?
- Où en est la collectivité sur l’archivage électronique et avec quel prestataire ou outil ?
- Comment se passe la relation avec le service des archives départementales ?
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Questions fréquentes
Peut-on me demander un exercice pratique ?
Oui, certaines collectivités proposent un petit lot de documents à trier ou à décrire, ou une étude de cas sur un versement. Révisez les principes de tri, les grandes catégories de documents d’une collectivité et la structure d’un bordereau d’élimination.
Faut-il connaître les circulaires de tri ?
Il est utile de connaître celles qui concernent les archives communales et intercommunales, ou celles du secteur de l’employeur. Vous n’avez pas à les réciter, mais savoir où les trouver et comment les appliquer rassure le jury sur votre autonomie.