Entretien d’embauche responsable administratif et financier
L’entretien se fait souvent directement avec le dirigeant, parfois avec l’expert-comptable de l’entreprise. Il porte sur des situations concrètes : tension de trésorerie, contrôle URSSAF, litige avec un salarié.
Le dirigeant évalue aussi la confiance qu’il pourra vous accorder et votre façon de lui dire les choses.
Les questions à préparer
01Comment construisez-vous un prévisionnel de trésorerie ?
Ce que le recruteur cherche
La trésorerie est la priorité de la plupart des dirigeants de PME.
Exemple de réponse
Je pars des encaissements réels, client par client, et pas du chiffre d’affaires facturé : je tiens compte des délais de paiement observés, pas des délais contractuels. J’ajoute les décaissements certains, paie, charges sociales, TVA, échéances d’emprunt, puis les fournisseurs. Je le fais à la semaine sur trois mois et au mois sur l’année. Chaque semaine, je compare le prévu au réalisé pour l’ajuster et je signale tout écart significatif au dirigeant.
02La trésorerie sera négative dans six semaines. Que faites-vous ?
Ce que le recruteur cherche
Le recruteur teste votre réactivité et votre connaissance des leviers.
Exemple de réponse
J’alerte immédiatement le dirigeant avec le détail du besoin et sa durée probable. Je travaille sur trois leviers en parallèle : accélérer les encaissements en relançant les gros clients, voire en proposant un escompte ; décaler ce qui peut l’être, avec l’accord des fournisseurs concernés ; mobiliser les financements, découvert autorisé, affacturage ou mobilisation de créances. Si le besoin est structurel, je prépare un dossier pour un financement à moyen terme.
03Comment travaillez-vous avec l’expert-comptable ?
Ce que le recruteur cherche
La répartition des rôles avec le cabinet est un sujet clé en PME.
Exemple de réponse
Je préfère que la tenue courante et les clôtures mensuelles soient faites en interne, pour avoir des chiffres rapidement. L’expert-comptable intervient pour la révision annuelle, la liasse fiscale et les questions techniques. Je prépare un dossier de clôture complet, avec les rapprochements et les justificatifs des provisions, ce qui réduit ses honoraires et les allers-retours. Je le sollicite aussi sur les sujets fiscaux ponctuels, comme une cession d’actif.
04Avez-vous déjà vécu un contrôle URSSAF ou fiscal ?
Ce que le recruteur cherche
Le dirigeant veut savoir si vous saurez gérer cette situation.
Exemple de réponse
Oui, un contrôle URSSAF il y a deux ans. J’ai préparé les documents demandés, organisé les rendez-vous et répondu aux questions de l’inspecteur avec le cabinet social. Il a relevé une erreur sur les avantages en nature des véhicules. Nous avons accepté ce point et corrigé le paramétrage de la paie. Sur un autre point, concernant des frais professionnels, nous avons fourni les justificatifs et obtenu l’abandon du redressement.
05Quels indicateurs présentez-vous chaque mois au dirigeant ?
Ce que le recruteur cherche
Le recruteur veut voir si vos tableaux de bord sont utiles et lisibles.
Exemple de réponse
Peu d’indicateurs, mais ceux qui permettent d’agir : chiffre d’affaires et marge par activité ou par chantier, trésorerie et prévision, encours clients en retard, carnet de commandes, effectif et heures supplémentaires. Je compare au budget et à l’année précédente, avec trois lignes de commentaire sur ce qui a changé. Le dirigeant doit pouvoir le lire en dix minutes.
06Un salarié conteste son solde de tout compte. Comment réagissez-vous ?
Ce que le recruteur cherche
Le poste inclut souvent le social sans service RH dédié.
Exemple de réponse
Je reprends d’abord le calcul complet : salaire, congés payés, indemnités, préavis, en vérifiant la convention collective. Si nous avons fait une erreur, nous la corrigeons rapidement par un complément, ce qui évite un contentieux. Si le calcul est juste, je l’explique par écrit au salarié avec le détail. En cas de désaccord persistant ou de saisine des prud’hommes, je fais intervenir l’avocat de l’entreprise.
07Comment négociez-vous avec les banques ?
Ce que le recruteur cherche
Les relations bancaires sont une partie importante du poste.
Exemple de réponse
Je les informe régulièrement, pas seulement quand j’ai besoin d’argent : je leur transmets les comptes annuels dès qu’ils sont arrêtés et une situation intermédiaire. Pour un financement, je prépare un dossier avec le projet, le prévisionnel et les garanties possibles. Je consulte au moins deux banques, en comparant taux, frais et garanties demandées. Travailler avec plusieurs banques évite de dépendre d’une seule.
08Quel est votre rôle dans la préparation de l’assemblée générale ?
Ce que le recruteur cherche
Le suivi juridique courant fait souvent partie du poste en PME.
Exemple de réponse
Je prépare le calendrier avec l’expert-comptable et l’avocat ou le juriste de l’entreprise : arrêté des comptes par le président ou le gérant, rapport de gestion, convocation, projets de résolutions, puis procès-verbal et dépôt au greffe. Je vérifie aussi les conventions réglementées et les éventuelles opérations sur le capital. Je tiens les registres à jour, car ils sont souvent négligés dans les petites sociétés.
Les questions à poser au recruteur
- Quelle part du travail est aujourd’hui confiée à l’expert-comptable et au cabinet social ?
- Quels sont les projets à venir : croissance externe, nouvel établissement, levée de fonds ?
- Quelle est la composition de l’équipe administrative ?
- Quelles informations souhaitez-vous recevoir chaque mois et sous quelle forme ?
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Questions fréquentes
Le dirigeant peut-il me demander mon avis sur ses comptes ?
Oui, certains transmettent les derniers comptes annuels avant l’entretien. Lisez-les et repérez deux ou trois points : évolution de la marge, besoin en fonds de roulement, endettement. Posez des questions plutôt que de livrer un diagnostic tranché sans connaître le contexte.
Comment aborder le sujet des moyens disponibles ?
Demandez simplement l’état des outils, l’organisation de l’équipe et le budget prévu. Montrez que vous savez prioriser : ce qui doit être réglé dans les trois premiers mois, ce qui peut attendre. Un dirigeant de PME apprécie le réalisme.